|
=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Yhdistyksen digitalisoitumisen askeleet|Yhdistyksen digitalisoitumisen askeleet]] ===
==== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Yhdistyksen digitalisoitumisen askeleet#Ensimmäiset maksuttomat digiaskeleet|Ensimmäiset maksuttomat digiaskeleet]] ==== ▼
====# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Yhdistyksen digitalisoitumisen askeleet#JatkoaskeleetEnsimmäiset maksuttomat digiaskeleet|Jatkoaskeleet]]Ensimmäiset ====maksuttomat digiaskeleet]]
▲====# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Yhdistyksen digitalisoitumisen askeleet# Ensimmäiset maksuttomat digiaskeleetJatkoaskeleet| Ensimmäiset maksuttomat digiaskeleetJatkoaskeleet]] ====
=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä|Päätöksenteko yhdistyksissä]] ===
==== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä#Säännöt ja yhdistyslaki|Säännöt ja yhdistyslaki]] ==== ▼
====# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä#HallituksenSäännöt toimintatavoistaja sopiminenyhdistyslaki|HallituksenSäännöt toimintatavoistaja sopiminenyhdistyslaki]] ====
# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä#Hallituksen toimintatavoista sopiminen|Hallituksen toimintatavoista sopiminen]]
▲====# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä# SäännötHallituksen jakokoukset yhdistyslakiverkossa| SäännötHallituksen jakokoukset yhdistyslakiverkossa]] ====
# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä#Hallituksen päätöksenteko etänä|Hallituksen päätöksenteko etänä]]
# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä#Yhdistyskokouksen järjestäminen verkossa|Yhdistyskokouksen järjestäminen verkossa]]
==== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/PäätöksentekoSähköiset yhdistyksissä#Hallituksenallekirjoitukset kokouksetja verkossanimenkirjoitus asiointipalveluissa|HallituksenSähköiset allekirjoitukset ja kokouksetnimenkirjoitus verkossaasiointipalveluissa]] ====
====# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/PäätöksentekoSähköiset yhdistyksissäallekirjoitukset ja nimenkirjoitus asiointipalveluissa#HallituksenValtuutukset päätöksentekoja etänänimenkirjoitusoikeudet|HallituksenValtuutukset päätöksentekoja etänänimenkirjoitusoikeudet]] ====
===# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/ Sähköiset allekirjoitukset ja nimenkirjoitus asiointipalveluissa#Allekirjoitustavat|Allekirjoitustavat]] ===▼
==== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Päätöksenteko yhdistyksissä#Yhdistyskokouksen järjestäminen verkossaJäsenrekisteri|Yhdistyskokouksen järjestäminen verkossaJäsenrekisteri]] ====
=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/ PankkitiliDigitaalinen arkisto| PankkitiliDigitaalinen arkisto]] === ▼=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/ JäsenmaksutDigitaalinen talous| JäsenmaksutDigitaalinen talous]] === ▼
===# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/ KutsuminenDigitaalinen talous#Pankkitili| KutsuminenPankkitili]] ===▼== Sähköiset allekirjoitukset ja nimenkirjoitus asiointipalveluissa ==
===# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/ YhdistyksenDigitaalinen kirjanpitotalous#Jäsenmaksut| Yhdistyksen kirjanpitoJäsenmaksut]] ===▼Kaikilla yhdistyksillä on Y-tunnus vuodesta 2019 alkaen. Vanhoja yhdistysrekisterinumeroita ei enää käytetä.
===# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/ Digitaalinen talous#Maksujen vastaanottotavat|Maksujen vastaanottotavat]] ===▼# [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Digitaalinen talous#Yhdistyksen kirjanpito|Yhdistyksen kirjanpito]]
=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/ValtuutuksetTapahtumien ja nimenkirjoitusoikeudetjärjestäminen|Valtuutukset jaTapahtumien nimenkirjoitusoikeudetjärjestäminen]] ===
# Kutsuminen
▲=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Allekirjoitustavat|Allekirjoitustavat]] ===
# Ilmoittautumisten kerääminen
# Etätapahtumat, hybriditapahtumat, striimaus, taustakanavat
== Jäsenrekisteri ==
# Tapahtuman jälkeen muistettavaa
Jäsenrekisteri sisältää tietoja, jotka kuuluvat tietosuojan piiriin. Jäsenrekisteri täytyy säilyttää paikassa, johon vain nimetyillä henkilöillä on pääsy. Säilytyspaikan pitää olla tietoturvallinen. On hyvä huomioida, että esimerkiksi Googlen tarjoama maksuton, kuluttajille tarkoitettu Google Drive ei vastaa asetettuihin tietosuojavaatimuksiin. Yhteisöille tarkoitettua Google Suite -palvelua taas voi käyttää, koska tällöin tietojen käsittelystä on tehty asianmukaiset sopimukset. Google Suite on maksullinen palvelu, mutta voittoa tavoittelematon yhdistys (nonprofit) voi saada sen käyttöönsä maksutta. Tästä lisätietoa Liitteessä 3.
Jäsenrekisterin ylläpidossa voi auttaa erillinen jäsenrekisteripalvelu, joka mahdollistaa jäsenhakemukset, jäsenten hyväksymisen, jäsentiedotteet, jäsenmaksujen laskutuksen sekä jäsenten omien tietojen ylläpidon. Tällaiset palvelut voivat olla pienessä käytössä maksuttomia (tyypillisesti ne ottavat pienen osuuden jäsenmaksuista), mutta lisätoimintoja saa rahaa vastaan.
Jäsenrekisteripalveluita mainitaan liitteessä 3.
On huomioitava, että yhdistyksellä on jäsenrekisteriin nähden rekisterinpitäjän rooli, johon liittyysekä EU:n tietosuoja-asetuksessa että Suomen tietosuojalaissa määritellyt vastuut. Yhdistyksen tulee varmistaa, että sen käyttämät jäsenpalvelut täyttävät tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Tietosuojasta lisää: Liite 2
== Digitaalinen arkisto ==
Yhdistyksen on arkistoitava pöytäkirjojaan ja tilinpäätöksiään turvallisesti. Tämä arkistointi on mahdollista tehdä digitaalisestikin.
Pilvipalvelut (katso liite 3) tarjoavat pilvitallennustilaa, jota voi käyttää arkistointiin. Tärkeää on huomata, että pilvipalvelun on oltava yhdistyksen hankkima, eikä jonkun yhdistystoimijan henkilökohtaisella pilvitunnuksella jakama kansio. Henkilökohtaiset kansiot voivat hävitä henkilön vaihtuessa eikä niissä sijaitseva aineisto ole tietosuoja-asetuksen mukaisesti yhdistyksen hallinnassa.
Verkossa toimivan yhdistyksen tietojen on oltava jatkuvasti saavutettavissa ja tarkistettavissa. Linkin voi löytää chat-historiasta, kokouksessa sovitut asiat pystyy tarkistamaan “juoksevasta muistiosta” (Google-dokumentti, johon kirjataan kaikkien palavereiden muistiinpanot samaan dokumenttiin allekkain, niin että uusimmat muistiinpanot ovat ylimpänä), toimintasuunnitelman ja rahoitustiedot esimerkiksi Google G Suite -ohjelmasta. Yhdistystoiminnassa voidaan myös yhteiskirjoittaa asiakirjoja niin, että useampi henkilö pystyy käsittelemään tekstiä samanaikaisesti, kirjaimellisesti toistensa lauseet lopettaen. Kun käytössä on reaaliaikaisesti tallentavat ja päivittävät työkalut, on viimeisin tieto aina kaikkien saatavilla. Yhteisten dokumenttien käsittely vaatii ajattelutavan muutosta, työyhteisössä täytyy uskaltaa jakaa myös keskeneräinen ja hyväksyä se, että muut muokkaavat tuotostasi. Lopputuloksena yhteisesti tuotettu on yleensä parempi kun kenenkään yksin tekemä.
Myös yhdistyksen kaikki dokumentit, arkisto ja taloushallinto on hyvä olla digitaalisesti saatavilla. Yhdistyksen digitaalisia toimintakäytäntöjä on hyvä hioa ja kehittää jatkuvasti. Hallituksen päätöksentekoprosessi voi toimia niin, että hallituksen jäsenet voivat ottaa kantaa kokousasioihin jo tutustuessaan esityslistaan. Tarvittaessa asiaan voidaan hankkia lisätietoa jo ennen kokousta tai hallituksen jäsen voi esittää pykälän hyväksymistä tai hylkäämistä jo ennen kokousta. Virallisesti asiat hyväksytään kokouksessa, mutta näin on voitu säästää arvokasta kokousaikaa enemmän keskustelua vaativiin asioihin.<ref>{{Verkkoviite|osoite=http://view.24mags.com/kspaino/sytyke-42019#/page=14|nimeke=Sytyke 4/2019|julkaisu=view.24mags.com|viitattu=2020-12-07}}</ref>
== Digitaalinen talous ==
Yhdistysten hallituksen on lain mukaan huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Kaikkein pienimpiä yhdistyksiä lukuunottamatta kirjanpidon ja tilinpäätöksen hoitaa yleensä ulkoinen kirjanpidon asiantuntija, joka myös laskuttaa palveluistaan.
Käteisen rahan käytöstä kannattaa luopua, jos mahdollista. Kun kaikki rahaliikenne kulkee pankin kautta, tapahtumat tallentuvat ja säilyvät luotettavasti ja ne on helppo pankista siirtää kirjanpitoon ja tilinpäätökseen.
▲=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Pankkitili|Pankkitili]] ===
▲=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Jäsenmaksut|Jäsenmaksut]] ===
▲=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Maksujen vastaanottotavat|Maksujen vastaanottotavat]] ===
▲=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Yhdistyksen kirjanpito|Yhdistyksen kirjanpito]] ===
== Tapahtumien järjestäminen ==
▲=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Kutsuminen|Kutsuminen]] ===
=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Ilmoittautumisten kerääminen|Ilmoittautumisten kerääminen]] ===
=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Etätapahtumat, hybriditapahtumat, striimaus, taustakanavat|Etätapahtumat, hybriditapahtumat, striimaus, taustakanavat]] ===
=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Tapahtuman jälkeen muistettavaa|Tapahtuman jälkeen muistettavaa]] ===
== Viestintä verkossa ==
| 