Ero sivun ”Yhdistysten digitoiminnan käsikirja” versioiden välillä

Poistettu sisältö Lisätty sisältö
Linkkejä toimijoiden sivustoille täydennetty.
p →‎Jäsenrekisteri: Lisätty linkitykset liitteisiin.
Rivi 34:
Jäsenrekisterin ylläpidossa voi auttaa erillinen jäsenrekisteripalvelu, joka mahdollistaa jäsenhakemukset, jäsenten hyväksymisen, jäsentiedotteet, jäsenmaksujen laskutuksen sekä jäsenten omien tietojen ylläpidon. Tällaiset palvelut voivat olla pienessä käytössä maksuttomia (tyypillisesti ne ottavat pienen osuuden jäsenmaksuista), mutta lisätoimintoja saa rahaa vastaan.<br>
 
Jäsenrekisteripalveluita mainitaan [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Liite 3: Pilvipalvelut ja ohjelmistot|liitteessä 3]].
On huomioitava, että yhdistyksellä on jäsenrekisteriin nähden rekisterinpitäjän rooli, johon liittyysekäliittyy sekä EU:n tietosuoja-asetuksessa että Suomen tietosuojalaissa määritellyt vastuut. Yhdistyksen tulee varmistaa, että sen käyttämät jäsenpalvelut täyttävät tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Tietosuojasta lisää: [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Liite 2: Tietosuojasta huolehtiminen|Liite 2]]
 
=== [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Digitaalinen arkisto|Digitaalinen arkisto]] ===
Yhdistyksen on arkistoitava pöytäkirjojaan ja tilinpäätöksiään turvallisesti. Tämä arkistointi on mahdollista tehdä digitaalisestikin.<br>
 
Pilvipalvelut (katso [[Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Liite 3: Pilvipalvelut ja ohjelmistot|liite 3]]) tarjoavat pilvitallennustilaa, jota voi käyttää arkistointiin. Tärkeää on huomata, että pilvipalvelun on oltava yhdistyksen hankkima, eikä jonkun yhdistystoimijan henkilökohtaisella pilvitunnuksella jakama kansio. Henkilökohtaiset kansiot voivat hävitä henkilön vaihtuessa eikä niissä sijaitseva aineisto ole tietosuoja-asetuksen mukaisesti yhdistyksen hallinnassa.<br>
 
Verkossa toimivan yhdistyksen tietojen on oltava jatkuvasti saavutettavissa ja tarkistettavissa. Linkin voi löytää chat-historiasta, kokouksessa sovitut asiat pystyy tarkistamaan “juoksevasta muistiosta” (Google-dokumentti, johon kirjataan kaikkien palavereiden muistiinpanot samaan dokumenttiin allekkain, niin että uusimmat muistiinpanot ovat ylimpänä), toimintasuunnitelman ja rahoitustiedot esimerkiksi Google G Suite -ohjelmasta. Yhdistystoiminnassa voidaan myös yhteiskirjoittaa asiakirjoja niin, että useampi henkilö pystyy käsittelemään tekstiä samanaikaisesti, kirjaimellisesti toistensa lauseet lopettaen. Kun käytössä on reaaliaikaisesti tallentavat ja päivittävät työkalut, on viimeisin tieto aina kaikkien saatavilla. Yhteisten dokumenttien käsittely vaatii ajattelutavan muutosta, työyhteisössä täytyy uskaltaa jakaa myös keskeneräinen ja hyväksyä se, että muut muokkaavat tuotostasi. Lopputuloksena yhteisesti tuotettu on yleensä parempi kun kenenkään yksin tekemä.<br>