Äidinkieli/Selkeän tekstin opas

Asettelu hukassa?

Miten kirjoitat helposti luettavaa tekstiä?

Hyvä kirjoittaja osaa selkeyttää tekstiään jäsentämällä sen ja herättää näin lukijan kiinnostuksen käyttämällä harkitusti tehokeinoja.

Hyvä kirjoittaja pystyy laatimaan tekstin, jonka sisällöstä vastaanottaja saa mahdollisimman vähällä vaivalla selkeän käsityksen. Hyvä kirjoittaja ottaa myös huomioon, että useimmat asiakirjaa lukevat henkilöt ovat nopeita lukijoita. Hyvä kirjoittaja antaakin heille mahdollisuuden käyttää tätä taitoaan.

Erityisen nopealukuista pitää olla verkossa julkaistavan tekstin. Tekstiä luetaan näytöltä 20–25 % hitaammin kuin paperilta, siksi verkkoteksti täytyy laatia erityisen helposti silmäiltäväksi ja luettavaksi.

”Ikävystyttämisen salaisuus on siinä, että sanoo kaiken minkä tietää.” – Voltaire

”Tyyli elää uhreista.” – ranskalainen sanonta

Asiakirjan tekstin jakaminen kappaleiksi

Huolellisesti tehty kappalejako antaa lukijan katseelle tehokkaita kohdistuspisteitä.

• Uusi kappale erotetaan edellisestä tyhjällä rivillä.
• Ei liian pitkiä kappaleita.
• Kirjoituksen ensimmäisen kappaleen tulisi olla huomattavasti muita lyhyempi (suositus n. neljä riviä).
• Pitkissä teksteissä kappaleiden pituutta on hyvä vaihdella, sillä samanmittaiset kappaleet väsyttävät lukijaa.
• Yksivirkkeisiä kappaleitakin tarvitaan. Niitä saa olla kuitenkin peräkkäin enintään kaksi. Samoin kuin liikaa pituutta on syytä varoa myös kappaleiden lyhyyttäkin.

Marginaalit

Suomalaisen asiakirjastandardin mukaan asiakirjan vasempaan reunaan jätetään 2 senttimetrin levyinen tyhjä alue. Tätä aluetta kutsutaan marginaaliksi eli reunukseksi. Yläreunaan, oikealle ja alareunaan jätetään standardin mukaan vähintään 1 cm reunus.

Marginaali ja tekstikappaleissa käytettävä 4,6 cm:n sisennys lyhentävät luettavaa tekstiriviä ja tekevät näin tekstistä helposti luettavaa.

Sivuotsikot

Pää- ja sivuotsikot sekä asiakirjan tunnistetiedot aloitetaan vasemmasta reunuksesta.

Oikein käytettyinä otsikoista muodostuu asiakirjan vasempaan reunaan pääasioiden sisällysluettelo.

Tekstiä ehostavat tehokeinot

Tehokeinojen avulla voidaan korostaa tekstistä haluttuja kohtia. Käytä tehokeinoja kuitenkin harkitusti, sillä liiallisesti käytettynä ne tekevät tekstistä sekavaa ja vaikeasti luettavaa.

• Lihavointi ja alleviivaus
• Varjostus ja merkkilajin muuttaminen
• Suuraakkoset

Useita tehokeinoja ei pidä käyttää yhtä aikaa. Toisin sanoen lihavoitua tekstiä ei pidä alleviivata jne.

Tekstin tavutus

Lyhyissä asiakirjoissa tekstin tavuttaminen ei ole suositeltavaa, sillä jokainen tavujako merkitsee luettavuuden häiriötä. Suomen pitkät sanat aiheuttavat kuitenkin paljon tavujakoja, joille ei voi mitään.

Seuraavien sääntöjen käyttäminen lisää tekstin luettavuutta:

1. Älä jaa sanaa vokaalien välistä (puoli-amme).
2. Säilytä yhdyssanan oikea hahmo.
3. Älä erota yhtä kirjainta eri riville. (a-sia. asi-a). Sääntö koskee myös yhdyssanoja (ylio-pisto, asi-amies).
4. Ethän myöskään jaa sivun viimeistä sanaa, koska tällöin lukija joutuu usein kääntämään edellisen sivun takaisin ja tarkistamaan sanan.
5. Jaa kaksiosaiset yhdyssanat yhdysosien välistä (nopea-lukuinen eikä nopea-lu-kuinen).

Sanojen pituudet ja lyhenteet

Pääsääntönä voidaan sanoa, että pitkät sanat ja lyhenteet heikentävät luettavuutta.

Kokonainen sana on helpompi lukea kuin lyhennetty. Tavallisimmat vakiolyhenteet ja varsinkin numeroiden yhteydessä mittayksiköiden merkit ovat kuitenkin turvallisia käyttää kohtuudella.

Käytä pitkän sanan asemesta lyhyempää, samaa tarkoittavaa sanaa. Esimerkiksi henkilökunta-henkilöstö, kokonaisuudessaan-kokonaan, mielenkiintoinen-kiintoisa.

Suosi yleiskielen sanoja ja käytä erikoiskielen termejä harkiten, varsinkin kun kirjoitat asiaa tuntemattomille. Erikoiskieliä ovat muun muassa hallinnon ja tietojenkäsittelyn kieli terveys- sekä laki- ja insinöörikieli.

Verkkoteksti

Verkkotekstiä koskevat samat säännöt kuin muitakin tekstejä. Sitä laadittaessa on kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että näytöltä luetaan hitaammin kuin paperilta. Toisaalta verkkotekstejä myös käytetään hieman eri tavalla ja eri tarkoituksiin kuin esimerkiksi kirjaa. Verkkotekstejä luetaan yleensä samaan tapaan kuin sanomalehteä.

Hyvän verkkotekstin ominaisuuksia ovat seuraavat:

• lyhyys ja ytimekkyys, ei kuitenkaan sisällön kustannuksella
• sopiva informaatiomäärä jokaisella sivulla, ei liikaa eikä liian vähän
• naseva, kertova, houkutteleva informatiivinen otsikointi
• ymmärrettävyys, luettavuus ja silmäiltävyys
• tavallista keveämpi jaksotus (virke- ja kappalerakenne)
• vuorovaikutteinen, keskusteleva sävy.

Lyhyys on hyve verkossa, mutta siihen pitää edetä tiivistämisen kautta. Sisällyksekkään lyhyen verkkotekstin taustalla on usein viisi kertaa pitempi luonnos. Lyhyyden pyrkimys ei saa myöskään johtaa informaatiorakenteen pilkkomiseen, vaan läheisesti yhteen kuuluvat asiat on parempi esittää samassa kokonaisuudessa.

Verkkotekstin kiinnostavuuteen vaikuttavat samat tekijät kuin muunkin tekstin: lukijan tarpeiden huomioon ottaminen, omaperäisyys ja yllätyksellisyys. Persoonallinen äänensävy kiinnostaa lukijaa enemmän kuin persoonaton yleisesitys.

Hyvän sähköpostiviestin ominaisuudet

Sähköpostin tarkoitus on sanoa selkeästi asia heti viestin ensimmäisillä riveillä. Kirjoita otsikkoon sähköpostin ydin, tiivistä asiat varsinaisen viestin alkuun ja taustatiedot viestin loppuun.

1. Muotoile täsmällinen asian ilmaiseva otsikko; tämä kannattaa tehdä aivan viimeiseksi.
2. Yhteen viestiin tulee vain yksi asia.
3. Alkuun tulee ystävällinen tervehdys.
4. Aloita teksti esimerkiksi kiitoksella.
5. Tärkein asian tulee kahdelle ensimmäiselle riville.
6. Kerro, mitä toimia viesti aiheuttaa, kenen ne tulee suorittaa ja missä ajassa.
7. Jos viesti menee useammalle henkilölle, merkitse nimellä kunkin tarvitsema tieto erikseen.
8. Viestin sävyn pitää olla myönteinen ja ystävällinen.
9. Kieltosanat tuovat viestiin negatiivisen sävyn.
10. Meitittely pois!
11. Ei muotoiluja eikä tehosteita!
12. Lopeta tyylikkäästi.

Silmäiltävyys tukee nopeaa lukemista

Tekstin silmäiltävyyttä parantavat

1. otsikot
2. kappalejako
3. kapea tekstipalsta
4. kirjasinkoko ja -tyyppi
5. pienaakkoset, ei suuraakkosia
6. harkitut korostuskeinot.

Luettavuus

Luettavuuteen vaikuttavat seuraavat asiat:

tutut ja lyhyet sanat, virkkeen pituus, oikeinkirjoitus, kevyet kappaleet, tekstin persoonallisuus sekä typografia, kuvien sijainti ja koko. Nämä seikat sopivat yleisohjeiksi, mutta niitä ei pidä seurata orjallisesti. Esimerkiksi virkepituutta tärkeämpää on itse asiassa se, kuinka selkeä on virkkeen rakenne. Jos kirjoittaja pystyy hallitsemaan pitkän virkkeen ja jakamaan sen selkeästi pienempiin osiin, pituus ei ymmärtämistä haittaa. Liian lyhyet virkkeet ja sivulauseiden liika karttaminen voivat tehdä teksistä vaikeata, koska asioiden väliset yhteydet saattavat jäädä epäselviksi.

Tärkeää on pystyä kuljettamaan ajatusta eteenpäin lauseesta toiseen. Tämän vuoksi lauseet alkavat usein tutulla teemalla, jota seuraa uusi asia eli reema. Tietoa voidaan esittää joko siten, että peräkkäisillä lauseilla on yhteinen teema (toisto) tai seuraava lause alkaa edellisen lauseen reemalla (teemaprogressio). Yksinkertaisissa lauseissa teema on verbiä ennen oleva osa ja reema verbin jälkeen tuleva kuvaus. Esimerkiksi näin:

Suomessa (teema) on 630 000 eläkeläistä (reema). Eläkeläisten määrä (teema) on kasvanut viime vuosina (reema). (Teemaprogressio) Eläkeläisten määrä (teema) vaikuttaa voimakkaasti sosiaalimenoihin (reema). (Toisto) Samoin lyhyet sanat ovat yleensä helppoja, koska ne tapaavat olla myös tuttuja, paljon käytettyjä ilmauksia. Kuitenkaan lyhyys tai pituus sinänsä ei ole tae sen paremmin helppoudesta kuin vaikeudestakaan.

Pitkiä kappaleita pidetään usein vaikealukuisina, ja yleisesti voidaankin suositella suhteellisen lyhyitä kappaleita. Ymmärrettävyys kuitenkin kärsii, jos teksti koostuu pelkistä yhden virkkeen kappaleista. Näin asiat eivät muodosta mielekkäitä kokonaisuuksia vaan pirstoutuvat helposti erillisiksi faktaluetteloiksi.

Arkikielen ilmaisuja

Arkikielen sanoja ja niiden vaihtoehtoja:

setviä selvitellä, ruotia.

Muuta kielenhuoltoa

alikehittynyt mieluummin esimerkiksi heikosti kehittynyt, kehitys-.

alipalkattu alipalkkainen.

alleviivata kuvaannollisesti mieluummin korostaa, painottaa.

työn alla esim. tekeillä, valmistella.

Lyhyttä kieltä

erehtyväinen erehtyvä.

eroavaisuus eroavuus.

huolimatta siitä seikasta, että vaikka.

itsestäänselvyys selviö.

luottavaisesti luottavasti.

monimutkainen mutkikas.

tottelevaisesti tottelevasti.

uhrautuvaisuus uhrautuvuus.

varovaisesti varovasti.

Tarpeettomia johdattelujaksoja

Näille on ominaista se, että Nämä ovat.

Nythän asia on niin, että on.

Näille on ominaista se, että Nämä ovat.

Ottaen huomioon sen seikan, että Koska.

On yleisesti tunnettua, että (Tunnetusti).

Useimmiten teksti parenee, jos siitä karsitaan täytesanat, esimerkiksi sangen, melko, aika, tosiaan, niin, varsin, ehkä, varmaankin, sitten, melkein, erittäin.