Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Digitaalinen talous

Pankkitili

Yhdistyksellä on oltava pankkitili. Hyvä käytäntö olisi, että yhdistyksen pankkitili on yhdistyksen nimissä, mutta tällaiset yhteisötilit ovat tyypillisesti kalliimpia tapahtumamaksujen osalta ja siksi pienillä yhdistyksillä voi olla käytössä henkilökohtaisia tilejä. Henkilökohtaisten tilien käyttöä emme suosittele.

Pankkeja saa ja kannattaa kilpailuttaa niiden pankkipalveluiden kustannuksien osalta. Erikseen voitaneen mainita Holvi-palvelu, joka tarjoaa pankkitilin ja tekee automaattisesti yksinkertaisen kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Palveluun kuuluu myös verkkokauppa ja maksukortti. Palvelusta voi maksaa kuukausimaksulla tai tapahtumakohtaisilla veloituksilla. Palvelu sopii mikroyrittäjälle ja pienelle yhdistykselle ja voi mahdollistaa toiminnan ilman tilitoimiston palveluita.

Yhdistyksen nimissä olevan pankkitilin käyttöön tarvitaan valtuutus, jonka perusteella pankki myöntää tietyille henkilöille käyttöoikeuden tiliin ja mahdollisesti myös verkkopankin käyttöoikeudet.

Valtuutus kirjataan yleensä hallituksen järjestäytymiskokouksen pöytäkirjaan, jossa rahastonhoitaja tms. rooli täytetään. Tyypillisesti pöytäkirjaan ei kirjata valtuutetun henkilön henkilötunnusta, vaan pöytäkirjan lisäksi tehdään pöytäkirjan ote, jossa on pöytäkirjasta vain kyseinen päätösasia. Siihen lisätään tarvittavat henkilötunnukset ja tiedot ja myös ote allekirjoitetaan erikseen. Tämän otteen avulla rahastonhoitaja voi hakea tilin käyttöoikeutta.

Jos yhdistyksellä on käytössään tilitoimisto, on tilitoimisto tyypillisesti valtuutettu hallinnoimaan tiliä. Rahastonhoitaja ei tällöin välttämättä tarvitse tilinkäyttöoikeutta, koska hän voi hallinnoida sitä tilitoimiston kautta.

Jäsenmaksut

Jäsenmaksujen kerääminen ja maksujen seuranta voi olla varsin työllistävää. Useimmat jäsenrekisteripalvelut tarjoavat tätä työtä helpottavia toimintoja, mutta ottavat maksuista oman palvelumaksunsa.

Yksinkertaisimmillaan jäsenmaksuohjeet voidaan lähettää jäsentiedotteessa. Ohjeessa on maksuun tarvittavat tiedot, kuten tilinumero ja viesti. Jonkun on sitten vain tiliotteista tarkistettava kunkin jäsenen maksutilanne säännöllisesti. Jos jäseniä on paljon, tämä työmäärä kasvaa helposti liian suureksi.

Jos käytössä on järjestelmä, josta voi lähettää massalaskun joka jäsenelle (kuten jäsenrekisteripalvelu), kuhunkin laskuun tulee viitenumero, jota jäsenrekisteri tai talousjärjestelmä voi seurata automaattisesti. Kannattaa siis harkita, onko palvelun maksu sen säästämän työmäärän arvoinen.

Käytännössä talousjärjestelmän ja jäsenrekisterin tietojen synkronointi vaatii käsityötä tai tietojen massa-ajoja, ellei yksi järjestelmä hoida molempia asioita.

Maksujen vastaanottotavat

Yhdistysten varainhankinnassa ja toiminnassa on usein myyntiä, tapahtumien osallistumismaksuja jne. Yleisiä maksuvälineitä ovat esimerkiksi iZettle (korttimaksut) ja MobilePay (kännykkämaksut) ja käteinen raha.

Käteisen rahan voi panna tilille TalletusOtto-automaateissa. Pienimuotoisessa toiminnassa käteinen ja kännykkämaksut monesti kertyvät jonkun tapahtumassa kassaa pitävän henkilön omalle tilille, josta ne siirretään yhdistyksen tilillle. Tämä käytäntö ei ole kovin suositeltava, mutta yleinen.

Yhdistyksen kirjanpito

Yhdistyksen kirjanpidossa kannattaa miettiä, miten kirjanpito hoidetaan käytännössä ja mitä ovat lain ja yhdistyksen sääntöjen vaatimukset.

Eri järjestämisvaihtoehdot nousevassa hintajärjestyksessä (ja laskevassa työmääräjärjestyksessä):

1. Joku yhdistyksen aktiivi tekee kirjanpidon itse taulukkolaskennalla tai kevyellä maksuttomalla kirjanpito-ohjelmalla.
2. Ammattikirjanpitäjä tai tilitoimisto tekee kirjanpidon.
3. Pilvipalveluna hankittu kirjanpitopalvelu, jota yhdistyksen talousvastaava käyttää.
4. Pilvipalveluna hankittu kirjanpitopalvelu, jota tilitoimisto käyttää.
   

Itse tehtynä kirjanpidon voi tehdä vaikka taulukkolaskennassa tai jotain maksutonta kirjanpito-ohjelmaa käyttäen. Tämä edellyttää tietysti riittävää talousosaamista joltain yhdistyksen avainhenkilöltä. Jos osaaminen loppuu kesken, kannattaa kääntyä sopivan tilitoimiston puoleen.

Maksuttomat omalle koneelle asennettavat kotimaiset ohjelmat riittävät pienimuotoisen yhdistystoiminnan kirjanpitoon.

Palkanlaskenta edellyttää jo lisäosaamista, mutta sen tueksi on myös palveluita. palkka.fi on valtion tarjoama maksuton palvelu, jolla kuka vain voi tehdä palkkalaskelmat ja maksaa tarvittavat maksut. Palkka.fi muodostaa automaattisesti palkan sivukulumaksut ja tekee ilmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiöille.

Laajempaan toimintaan kannattaa käyttää maksullista pilvipalvelua, jota voi käyttää joko itse tai sitten tilitoimiston kautta (eli tilitoimiston kanssa tehdään sopimus kirjanpidosta ja tilitoimisto avaa tilin pilvipalveluun, johon myös yhdistyksen valtuuttamat henkilöt pääsevät tiettyjä asioita hoitamaan).