Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Jäsenrekisteri

Jäsenrekisteri sisältää tietoja, jotka kuuluvat tietosuojan piiriin. Jäsenrekisteri täytyy säilyttää paikassa, johon vain nimetyillä henkilöillä on pääsy. Säilytyspaikan pitää olla tietoturvallinen. On hyvä huomioida, että esimerkiksi Googlen tarjoama maksuton, kuluttajille tarkoitettu Google Drive ei vastaa asetettuihin tietosuojavaatimuksiin. Yhteisöille tarkoitettua Google Suite -palvelua taas voi käyttää, koska tällöin tietojen käsittelystä on tehty asianmukaiset sopimukset. Google Suite on maksullinen palvelu, mutta voittoa tavoittelematon yhdistys (nonprofit) voi saada sen käyttöönsä maksutta. Tästä lisätietoa Liitteessä 3.

Jäsenrekisterin ylläpidossa voi auttaa erillinen jäsenrekisteripalvelu, joka mahdollistaa jäsenhakemukset, jäsenten hyväksymisen, jäsentiedotteet, jäsenmaksujen laskutuksen sekä jäsenten omien tietojen ylläpidon. Tällaiset palvelut voivat olla pienessä käytössä maksuttomia (tyypillisesti ne ottavat pienen osuuden jäsenmaksuista), mutta lisätoimintoja saa rahaa vastaan.

Jäsenrekisteripalveluita mainitaan liitteessä 3.

On huomioitava, että yhdistyksellä on jäsenrekisteriin nähden rekisterinpitäjän rooli, johon liittyysekä EU:n tietosuoja-asetuksessa että Suomen tietosuojalaissa määritellyt vastuut. Yhdistyksen tulee varmistaa, että sen käyttämät jäsenpalvelut täyttävät tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Tietosuojasta lisää: Liite 2