Wikikirjasto

Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Liite 3: Pilvipalvelut ja ohjelmistot

< Yhdistysten digitoiminnan käsikirja

TechSoup on voittoa tavoittelematon organisaatio, jonka kautta kansalaisjärjestöt ja säätiöt voivat saada laadukkaita IT-ohjelmistoja lahjoituksina.[1] Techsoupin kautta saa esim. Google Suiten käyttöön täysin maksutta.[2]

Jäsenrekisterit

muokkaa

Jäsentietoja voi hyvin ylläpitää esim. Google Suitessa. Erillisiä kotimaisia (pienimuotoisessa toiminnassa maksuttomia) jäsenrekisteripalveluita ovat mm:

Postituspalvelut

muokkaa

Yhdistysten käyttöön soveltuvia postituspalveluita ovat mm:

  • Mailerlite: Virolainen palvelu, joka on maksuton 1000 vastaanottajaan saakka. Jäsenten yhteystietojen massapäivitys esim. jäsenrekisteristä viemällä onnistuu hyvin.
  • Mailchimp: Monipuolinen amerikkalainen markkinointialusta, joka on maksuton 2000 vastaanottajaan saakka. Maksutonkin versio sisältää runsaasti ominaisuuksia, mm. postituksiin liittyvää analytiikkaa. Yhteystietojen ylläpitäminen ja tuominen esimerkiksi jäsenrekisteristä on vaivatonta.

Päätöksentekopalvelut

muokkaa

Palveluita, joiden avulla voidaan ilmaista kantoja päätösasioihin, joko avoimesti tai suljetusti.

  • Loomio (https://www.loomio.org/) on ryhmätyöalusta, joka toimii päätöksenteon tukena. Alustalla on mahdollista käydä keskustelua ja tehdä päätöksiä monipuolisten kysely- ja äänestystyökalujen avulla (opasvideo).
  • Vaalisalaisuuden säilyttävä Open Knowledge Finland ry:n kehittämä äänestysjärjestelmä: http://okf.fi/simple-voting. Käyttö edellyttää pääsyn Unix-koneelle, josta koodit lähetetään, sekä kyselylomakkeen äänten keräämiseen ja taulukkolaskennan äänten laskemiseen. Koodit voidaan tuottaa myös muulla tavalla ja toimittaa jäsenille, mutta tärkeää olisi, että kunkin jäsenen koodi olisi jäseneen liitettynä mahdollisimman vähän aikaa missään järjestelmässä keskitetysti tallessa.
    • Tätä järjestelmää on muokattu siten, että äänestyskoodit on tuotettu jollakin verkon sanageneraattorilla, lisätty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai postituslistajärjestelmään, koodit on lähetetty sähköpostitse jäsenille ja tämän jälkeen koodit on järjestelmästä poistettu. Ainoastaan lista käytetyistä koodeista säilytetään äänten varmistamista varten.
  • Decidim: Free Open-Source participatory democracy for cities and organizations. Laaja demokratia-alusta, jonka asentaminen ja käyttöönotto vaatii työtä. Sisältää laajasti päätöksenteon työkaluja, myös kannanotot ja äänestykset.
  • Kovit: Virossa EU-rahalla kehitetty avoin järjestelmä erityisesti kuntapäätöksentekoon.
  • dudle. GPG-avaimilla toimiva yksinkertainen äänestystyökalu. Edellyttää osallistujilta omia GPG-avaimia.

Talousohjelmistot

muokkaa

Maksuttomat omalle koneelle asennettavat kotimaiset talousohjelmat: https://www.ilmaisohjelmat.fi/kirjanpito (mm. Kitupiikki, Kitsas, Tilitin, Tappio)

Yleisimmät kattavat talouspilvipalvelut lienevät:

Tapahtumatyökalut

muokkaa

Ilmoittautumisten kerääminen:

  • Google Forms
  • Microsoft Forms
  • Typeform
  • Webropol
  • Eventilla on kotimainen tapahtumahallinnan monitoimityökalu, jonka avulla onnistuu mm. tapahtumasivuston luominen, ilmoittautumisten kerääminen, lipunmyynti sekä tapahtuman markkinointi ja viestintä ilmoittautuneille.
  • Lyyti on kotimainen tapahtumanhallintaratkaisu, johon sisältyy mm. kutsujen lähettäminen ja ilmoittautumisten kerääminen, lipunmyynti, automatisoitu viestintä sekä analytiikka & raportointi.

Verkkokokouksen työvälineet

muokkaa

Markkinoilla on koko joukko verkkokokoukseen sopivia työvälineitä:

  • Adobe Connect (maksullinen)
  • Microsoft Teams (entinen Skype for Business, entinen Lync) (maksullinen)
  • GoToMeeting (maksullinen)
  • Zoom (freemium)
  • Cisco Webex (maksullinen)
  • Google Meet (entinen Hangouts) (kuuluu Google Suiteen, jonka non-profit-organisaatio saa maksutta Techsoupin kautta)

Käyttäjille kokoussovelluksen käyttö ei yleensä maksa mitään, mutta kokouksen vetäjä (host) voi joutua hankkimaan lisenssin ohjelmaan. Yleensä maksuton versio on rajatuilla ominaisuuksilla varustettu eli osanottajien ja/tai työkalujen määrä ja käyttömahdollisuudet ovat rajattu.

Kokousohjelmissa on yleensä samat perustyökalut säätöineen eli mikrofoni ja kaiuttimet sekä kamera. Lisäksi on osia eli ikkunoita eli podeja, joita voidaan jakaa ja joihin voidaan antaa käyttöoikeuksia. Kokouksen vetäjänä voit jakaa esimerkiksi osallistujalistan tai tai pitää sen omana tietonasi. Yleensä jaetaan osallistujalista, keskusteluruutu (chat), pääesiintyjän videokuva ja esitettävä osuus joko tiedoston, ikkunan tai koko näytön jakamisen kautta.

Ohessa esimerkkinä Adobe Connect, jossa ylävalikosta löytyvät perustyökalut. (Kuva 1.) Suurin ikkuna on jakoikkuna, jonka näkymä jaetaan osallistujille. Oikealla ylhäällä on esiintyjän kamerakuva. Sen alla osallistujat. Alhaalta vasemmalta ensin on tiedostojen jakoruutu, sitten keskustelualue ja oikeassa alakulmassa muistiinpanoikkuna.

Tiedosto:Kuvakaappaus Adobe Connect -verkkokokousjärjestelmästä.png

Vinkkejä verkkokokouksiin

muokkaa

Mobiililaitteet ja niiden käyttö

muokkaa

Suurin osa palveluista toimii sekä tietokoneella, selaimessa että myös mobiililaitteissa. Ohjelmat voivat toimia mobiilin selaimessa, mutta useimmiten käyttö vaatii (yleensä maksuttoman) sovelluksen (app) lataamisen ja asentamisen sovelluskaupasta (Play Store,
App Store).

Verkkokokouksissa on kuitenkin hyvä huomata, että mobiilisovelluksessa on usein karsittu ominaisuuksia ja ihan kaikki ei toimi samalla tavalla kuin tietokoneella käytettäessä. Toisaalta mobiililaitteessa ääni, mikrofoni ja kamera toimivat aina oikein, kun tietokoneen kanssa on enemmän laitevaihtelua ja siten mahdollisuuksia teknisiin ongelmiin.

On myös hyvä huomata, että ruudunjaon yhteydessä mobiililaitteen ruutu on paljon pienempi kuin tietokoneen näyttö. Näytöllä katsottavasta dokumentista saattaa näkyä tekstit niin pienellä, ettei niitä pysty lukemaan tai kuvista ei saa selvää.

Adobe Connect

muokkaa

Esittely

muokkaa

Verkkokoulutukseen ja -kokouksiin löytyy useita työkaluja, joista Adobe Connect (jatkossa AC) on yksi suosituimmista ja monipuolisimmista. Monipuolista AC:tä voi kayttää kokouksissa, palavereissa, online-koulutuksissa ja sinne voi rakentaa, tallentaa ja jakaa tilaisuuksia.

ILONA on yritys, joka on pitkään toiminut etäopetus- ja kokousvälineiden myyjänä ja kouluttajana. He ovat julkaisseet suomeksi hyvää opastusta verkko-opetukseen ja etenkin Adobe Connectin käyttöön.

  1. Suomenkielinen 3 minuutin esittely, jossa kuulet ja näet, miltä AC näyttää (toki tässä mainostetaankin). Ilonan AC esittely: https://www.youtube.com/watch?time_continue=3&v=xHRpXcy7eRE
  2. Opasvideot (1-5 min videoita, joiden katsomiseen menee kaikkiaan noin 45 min) https://ilonait.fi/adobe-connect-opasvideot/
  3. Lehtori Virtasen korkeakoulujen AC esittely: https://www.youtube.com/watch?v=PM_PNO703XI
  4. 4 minuutin englanninkielinen esittely: https://www.youtube.com/watch?v=I1XbAMYBPdo

Ac-kokouksiin on mahdollista osallistua kolmella tasolla:

  • Participant on osallistuja, joka suppeimmillaan vain katselee ja kuuntelee esitystä, mutta voi saada tilaisuuden vetäjältä (host) laajempia oikeuksia.
  • Presenter on esittäjä, joka esittää esimerkiksi diaesityksen tai jakaa oman tietokoneensa näyttöruudun muiden nähtäväksi.
  • Host on kokouksen vetäjä, joka käynnistää kokouksen ja hallitsee kaikkien käyttäjien oikeuksia. Hän voi esimerkiksi nostaa osallistujan esiiintyjäksi ja antaa hänelle oikeudet käyttää kameraa - toki host voi myös sulkea jonkun mikrofonin.
  • Usein on hyvä olla erikseen moderaattori, joka vastaa homman toimimisesta eli hän on tilaisuuden isäntä=host, joka varmistaa äänen ja kuvan toimimisen, hoitaa chatin ja muut sovitut tehtävät.

Osallistujan ohjeistus ja osallistujana toimiminen

muokkaa

Osallistujan ohje lähetetään yleensä osallistujille kutsusähköpostissa, jossa on myös linkki kokoukseen.

Vetäjän ohjeita

muokkaa

Kokouksen järjestäjänä ja vetäjänä (Host) toimiminen vaatii käytännön harjoittelua.

Käy läpi Ilonan Perusopas (22 sivua) ja pidä se esillä, kun aloitat harjoittelun: https://ilonait.fi/wp-content/uploads/2016/05/Adobe-Connect-opas.pdf

Tässä hyvä "Järjestäjän ohje" alle 4 minuutissa: https://www.youtube.com/watch?v=2SmDqMpIrYs

Perustietokoneellakin pärjää, mutta tästä pääset vilkaisemaan Ilpon ihannejärjestelmää: https://youtu.be/UgrRHoIFMPU

Suomen Adobe Connect - käyttäjien some, josta tietoja, neuvoja, videoita: https://www.facebook.com/adobeconnectsuomessa/

Lähteet

muokkaa
  1. ↑ TechSoup Suomi | TechSoup Suomi techsoup.fi. Viitattu 14.12.2020.
  2. ↑ Google järjestöille -ohjelma | TechSoup Suomi techsoup.fi. Viitattu 14.12.2020.
Noudettu kohteesta ”https://fi.wikibooks.org/w/index.php?title=Yhdistysten_digitoiminnan_käsikirja/Liite_3:_Pilvipalvelut_ja_ohjelmistot&oldid=133886”