Yhdistysten digitoiminnan käsikirja/Viestintä verkossa

Viestintäsuunnitelma ja kanavien valinta

Yhdistyksen digitoimintaan kuuluu myös ulkoinen viestintä. Viestinnän selkiyttämiseen ja tehostamiseen kannattaa laatia viestintäsuunnitelma, johon kirjataan käytössä olevat viestintäkanavat ja niistä vastaavat henkilöt. Lisäksi suunnitelmassa on hyvä hahmotella viestinnällisiä toimenpiteitä pitkälle ajalle eteenpäin, esim. vuosikello.

Verkkosivut

Yhdistyksen verkkosivut toimivat yhdistyksen kotipesänä verkossa, tarjoavat perustietoa yhdistyksestä ja jäsenyydestä. Verkkosivuilla voi esimerkiksi ylläpitää blogia, esitellä yhdistyksen historiaa kuvin ja tekstein sekä koota ajankohtaisia asioita samaan paikkaan. Verkkosivun voi luoda sisällöltään sellaiseksi, että se ei vaadi jatkuvaa päivittämistä. Sosiaalinen media, esimerkiksi Facebook-sivu, ei kokonaan korvaa verkkosivuja, koska sen sisältöjen lukeminen vaatii kirjautumisen.

Maksuttoman verkkosivun voi perustaa esimerkiksi WordPress.com-palvelulla. Yhdistysavain tarjoaa jäsenrekisterin lisäksi myös yksinkertaiset kotisivut.

Yhdistykselle voi hankkia .fi-päätteisen domainin, mutta se on maksullista ja vaatii erillisen palveluntarjoajan. Käypä hinta on noin 15-20€/vuosi. Lisätietoa Fi-verkkotunnuksen varaamisesta ja suositelluista palveluntarjoajista on Traficomissa.

Jäsenkirjeet ja uutiskirjeet

Yhdistyksen viralliset jäsenkirjeet (kuten kutsut vuosikokouksiin) lähetetään sääntöjen mukaisesti kaikille jäsenille. Muiden tiedotteiden vastaanottamisesta jäsen voi kieltäytyä ja tätä kieltoa on kunnioitettava.

Jos käytössä on jäsenrekisteripalvelu, sen kautta voi lähettää jäsenkirjeitä, yleensä maksutta. Myös paperilähetykset voivat olla mahdollisia, joskin maksullisia.

Jos jäsenrekisteristä ei voi lähettää jäsenkirjeitä, on hankittava erillinen postituspalvelu. Kenenkään ei pidä kopioida kaikkien jäsenten sähköpostiosoitteita ja lähettää heille sähköpostia omalta tililtään. Jos sähköpostit näkyvät kaikille vastaanottajille, on lähettäjä syyllistynyt henkilötietojen luvattomaan levittämiseen. Jos vastaanottajat laitetaan bcc-kenttään (blind carbon copy), eivät vastaanottajat näe toistensa osoitteita, mutta tällaiset viestit päätyvät hyvin herkästi roskapostilaatikoihin.

Kunnollinen massapostituspalvelu lähettää viestit suurelle joukolle sähköpostilistana ja ne pääsevät roskapostisuotimista paremmin läpi. Tällaisia palveluita on mainittu liitteessä 3. Jäsentietojen päivittäminen postituspalveluun on tietenkin oma prosessinsa.

Tietosuojasta lisää: Liite 2

Keskustelufoorumit

Jos jäsenistölle halutaan tarjota paikka keskustella, voi jonkinlainen keskustelufoorumi olla tarpeen. Jos jäsenistö käyttää Facebookia riittävän laajalti, keskustelu voidaan käydä Facebook-ryhmässä. Moni verkkosivuja tarjoava palvelu voi tarjota myös maksuttoman keskustelufoorumin jäsenistön käyttöön. Foorumeita perustettaessa on hyvä muistaa, että keskusteluja tulee seurata ja moderoida, eikä niitä voi jättää omilleen.

Julkinen viestintä ja sometus verkossa

Sosiaalinen media koostuu useista erilaisista palveluista, joilla on kaikilla osin toisistaan eroava käyttäjäryhmä. Viestintä kannattaa keskittää sinne, missä yhdistyksen keskeinen kohderyhmä toimii. On hyvä sopia yhdessä, mistä aiheista julkaisuja tehdään ja kuinka usein.

Facebook

Facebookiin saa tehdä vain luonnollisten henkilöiden oikeilla nimillä tunnuksia, mutta yhteisöille tehdään sivuja, joita useampi henkilö voi hallinnoida.

Jos yhdistyksen jäsenet tai kohderyhmät käyttävät Facebookia, Facebook-sivun perustaminen on varmaankin järkevää ja maksutonta. Sivulle kannattaa lisätä enemmän kuin yksi ylläpitäjä yhdistysaktiiveista, jotta moderointi ja viestintä ei ole yhden henkilön varassa.

Facebook-sivulla näkyvät postaukset ovat ylläpitäjien hallinnassa. Tasavertaisempaan keskusteluun voi perustaa erillisen ryhmän tai ryhmiä, jotka voivat olla julkisia, suljettuja tai salaisia. Jonkun on hyvä huolehtia ryhmien moderoinnista kuten päästää halukkaita liittymään ryhmään ja innostaa aktiivisuutta keskustelunaloituksilla ja reaktiolla ja vastauksilla toisten viesteihin. Mahdolliset häiriköt on hyvä torjua jo ennen kuin he pääsevät ryhmään.

Facebookissa voi julkaista myös livevideoita. Vaakakuva toimii paremmin kuin pystykuva, varsinkin, jos osa kohderyhmästä seuraa Facebookia tietokoneen selaimella.

Twitter

Twitterissä yhteisöillä ja brändeillä on omia tunnuksia, joita sitten hallinnoidaan jakamalla salasanaa kaikille sitä tarvitseville. Tviiteissä voi olla viittauksia muihin käyttäjiin @-etuliitteellä ja aihetunnisteita eli hashtageja etuliitteellä #.

Tunnus luodaan kanavan avaamisen yhteydessä. Muut käyttäjät voivat yhdistää omat päivityksensä yhdistyksenne toimintaan mainitsemalla tunnuksenne. Aihetunnisteet lisätään oman päivityksen yhteyteen tekstinä. Sopikaa yhdessä, mitkä aihetunnisteet liittyvät yhdistyksenne aiheisiin ja toimintakenttään, jotta viestinnässä säilyy yhtenäisyys. Erilaisilla kampanjoilla voi toki olla omat aihetunnisteensa.

Instagram

Instagram pohjautuu kuvalliseen viestintään. Jos yhdistyksen toiminnasta ja tilaisuuksista halutaan viestiä kuvien tai videoiden avulla, Instagram voi olla siihen oikea palvelu.

Instagramissa voi julkaista myös livevideoita. Instagramia ei käytetä tietokoneen selaimella, joten kännykän pystyvideo toimii ongelmitta.

YouTube

YouTube on netin eniten käytetty videoalusta, joten jos yhdistyksellä on tarve tavoittaa videoillaan laajoja joukkoja, YouTuben käyttö on perusteltua.

Yhdistyksen YouTube-kanavan alussa olisi hyvä olla lyhyt esittely yhdistyksestä tekstinä ja vaikka videonakin. Esim. Opettajan mies https://www.youtube.com/channel/UCuL1HyDFL8w3YTGHNBBtxHw.

Yhdistyksen kannattaa julkaista videoita säännöllisin väliajoin, jotta seuraajien mielenkiinto pysyy yllä. YouTubessa videoiden laatu vaihtelee, joten kännykkävideotkin toimivat mainiosti, kunhan sisältö on kunnossa.

Seuranta ja kehittäminen

Monet somepalvelut tarjoavat tilastoja viestinnän seurantaan. Niiden avulla voi arvioida yhdistyksen someviestintää ja kehittää sitä.