Viisautta wikin tekoon/Wikien erilaiset käyttötavat

Yksi wikien käyttötapoihin oleellisesti vaikuttava asia on niiden käyttöympäristö. Tässä osiossa on listattu wikien tyypillisiä käyttötapoja käyttöympäristöjen kautta jaoteltuna. Wikien käytöstä työpaikalla kiinnostuneet voivat helposti löytää vinkkejä siitä, miten wikejä on käytetty tässä nimenomaisessa ympäristössä, kansalais- ja harrastustoiminta on taas ympäristönä omanlaisensa. Wikien käyttötapoihin vaikuttaa käyttöympäristön luonteen kautta myös se, miten tavoitteellista wikien käyttö kussakin ympäristössä ja tilanteessa on. Vaikka lukijan mielenkiinnon kohteena olisi wikien käyttö harrastustoiminnassa, suosittelemme myös poimimaan ideoita muiden käyttöympäristöjen alta.

• Tutustu kokemuksiin wikien käytöstä

Wikien erilaiset käyttäjäroolit

Ennen kuin tarkastellaan wikien erilaisia käyttötapoja käyttöympäristöihin liittyen, on hyvä tehdä lyhyt katsaus käyttäjärooleihin, jotka wikit pitävät itsessään sisällään.

Wikissä ihmisillä on erilaisia rooleja ja se pitäisi nähdä rikkautena. Jotkut voivat olla innokkaita aloittamaan uusia sivuja, mutta jättävät ne iduiksi. Toiset haluavat kirjoittaa vain yhden jutun, mutta tekevät sen viimeisen päälle. Toiset ajelehtivat tekstistä toiseen korjaillen kieliasua tai pieniä virheitä. Ja on niitäkin, jotka vain seuraavat ja kommentoivat muiden tuloksia.

Wikeissä käyttäjäprofiili ei ole yhtä hahmottunut kuin esimerkiksi blogissa, mikä vaikuttaa wikien käyttötapoihin. Jos käyttötarkoituksen kuuluu vuorovaikutuksen vahvistaminen yhteisön henkilöiden välillä, Wiki ei sovellu tähän niin hyvin kuin blogi. Wikit ovat vahvoilla, jos halutaan tuottaa tai ylläpitää materiaalia yhdessä ja saada monen ääni kuulumaan tasa-arvoisesti ja statusta tiedostamatta.

Wikien käyttö kansalaistoiminnassa

Wikejä voidaan käyttää erilaisessa kansalaistoiminnassa. Avoimesti ja maksutta käyttöön saatava wiki on helppo ja nopea ratkaisu laittaa pystyyn yhteinen webbisivusto vaikkapa yhdistykselle tai harrasteryhmälle. Kansalaistoiminta työn ohella voi asettaa rajoitteita käytettävissä olevalle ajalle päivittää sivuja. Wikinä luodun sivuston etu on se, että päivittäminenkään ei kaadu yhden aktiivisen harteille, kun kaikilla on siihen mahdollisuus. Näin sivusto myös pysyy helpommin ajantasaisena. Wiki sopii myös ideologisesti kansalaistoimintaan: toiminta on avointa kaikille kiinnostuneille kansalaisille. Tämä tosin edellyttää, että jäsenillä on kiinnostusta ja riittävät tiedot ja taidot wikin käyttöön.

Kotiseutuwikit

Suomessa on viime vuosien aikana luotu useita avoimia alue-, kotiseutu- ja kaupunkiwikejä. Tavoitteena niissä on, että tietyn alueen asukkaat itse tallentaisivat wikiin omaan kotiseutuunsa tai -kaupunkiinsa liittyvää tietoa. Kotiseutuwikit ovat yleensä vapaasti muokattavissa. Kaikilla wikeillä on suurena haasteena saada mukaan aktiivisia kirjoittajia: hyvin suuri osa näiden wikien artikkeleista on edelleen ylläpitäjien kirjoittamia. Näyttää siltä, että polku paikalliswikistä kansalaistoiminnan välineeksi ja todella yhteisölliseksi palveluksi, jota tehtäisiin kollektiivisesti ja jonka sisällöstä vastataan yhdessä, on vaikea.

Paikalliswikien koko ja suosio vaihtelevat suuresti. Myös wikien tausta on erilainen: on sekä yksityisten ihmisten ylläpitämiä wikeja että yleisten kirjastojen perustamia wikejä. Wikialustana paikalliswikit käyttävät MediaWikiä.

Vaasapedia on vapaasti muokattavissa oleva Vaasa-aiheinen tietosanakirja. Se on osa vaasalaisia.info-sivuston palvelukonseptia. Sivusto on avattu vuoden 2006 alkupuolella. Sinne tulee jatkuvasti uusia artikkeleita, joskin suuri osa artikkeleista on aika vaatimattomia. Sivuja on yhteensä yli 3600, mutta kunnollisina sivuina niistä oli 653 (helmikuu 2010). Samaan aikaan rekisteröityneitä käyttäjiä oli 69 henkilöä. Vaasapediassa on paljon kävijöitä: helmikuussa 2010 sivuja oli katsottu yhteensä lähes 3,5 miljoonaa kertaa.

Pori-tieto on aloitettu helmikuussa 2006. Sen tarkoituksena on koota kattava tietopaketti Porista. Palvelu on yksityisen henkilön ylläpitämä. Poritieto-sivustolla on parisentuhatta sivua. joista tuhatta voi pitää varsinaisena artikkelina (helmikuussa 2010). Pori-tiedon sivuja on katsottu lähes 1,5 miljoonaa kertaa. Helmikuussa 2010 sivustolla oli 169 rekisteröitynyttä käyttäjää. Sivuston ongelmana on ollut ajoittain hyvin aktiivinen häiriköinti.

Kymipedia on verkossa toimiva tietosanakirja, joka edistää kymenlaaksolaisen kotiseutuidentiteetin vahvistumista paikallisen historian ja kulttuurin tutkimisen avulla. Kymipedia on tehty Kouvolan kaupunginkirjaston ja Helsingin yliopiston koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenian Kouvolan yksikön yhteistyönä. Palvelussa on 313 artikkelia. Kymipedia on suomalaisista alueellisista wikeistä vaatimattomin sekä sisällöltään että käyttäjämääriltään.

Häme-Wiki on uusin suomalainen alueellinen wiki. Toiminta-alueeltaan ja –periaatteeltaan se muistuttaa Kymipediaa, mutta on selvästi aktiivisempi. Häme-Wiki on avattu elokuussa 2009. Puolen vuoden käytön jälkeen siinä oli viitisensataa artikkelia. Häme-Wikin sivuja oli katsottu yhteensä n. 173 000 kertaa. Rekisteröityneitä käyttäjiä oli 218 henkilöä. Häme-Wikiä ylläpitää Hämeenlinnan kaupunginkirjasto ja se on tuotettu ESR-rahotteisessa hankkeessa Tietoyhteiskunnan tilat ja sisällöt.

Kangasalaa Wikitellen on Kangasalan paikkojen, henkilöiden, yhdistysten ja muiden ilmiöiden taustoja avaava wiki. Wikiin saa kuka vain maksutta kertoa oman Kangasala-tarinansa. Kangasalawikissä yritykset voivat mainostaa maksua vastaan. Sivuston ylläpidosta vastaa pääasiassa paikallislehti ja sen toimitus.

Wikien käyttö työpaikoilla

Kun wikejä käytetään työpaikoilla, niiden käyttöön liittyy usein erilaisia julkisuuteen ja vapaaseen muokattavuuteen liittyviä näkökohtia, joista on syytä keskustella ja jotka tulee huomioida. Yhä useampi organisaatio on kuitenkin alkanut ymmärtää myös sosiaalisen median edut ja halunnut osallistaa myös asiakaskuntaansa yhteiseen toimintaan, kuten tuotteiden suunnitteluun. Tampereen yliopistossa on tehty selvitys wiki-kokemuksista suomalaisissa organisaatioissa .

Intranet. Wikiä voidaan käyttää organisaation sisäisenä intranetina tai laajemmalle joukolle rajattuna extranetina. Tällöin useampi henkilö voi muokata intraa helposti, mikä edistää tiedon kulkua ja sen ajantasaisena pysymistä, kun jonkun tiedon lisääminen ei vaadi erityisiä päivitys- tai muokkausoikeuksia. Toisaalta wikimuotoinen intra eroaa perinteisestä siinä määrin, että osa käyttäjistä saattaa pohtia, onko intra-wiki "virallista tietoa". Wikissä voidaan julkaista palaverien ja kokousten esityslistat, joita voidaan tarvittaessa kommentoida tai täydentää. Sinne voidaan helposti tallentaa esimerkiksi kokousmuistiot. Erilaiset yhteystiedot ja organisaation toimintatavat voidaan pitää wikimuodossa helposti ajan tasalla ja näkyvissä.

Organisaatiot perustavat usein wikejä rakennus- tai kehittämishankkeiden yhteidessä. Tällaiseen toimintaan wiki-muoto sopiikin erittäin hyvin: saadaan helposti kerättyä eri tahojen mielipiteitä ja ideoita yhteen paikkaan. Näihin wikeihin pääsy on rajattu organisaation jäsenille. Kirjastomaailmasta on tästä useita hyviä esimerkkejä.

Projektien sisäisessä viestinnässä voidaan käyttää myös ilmaisia wikialustoja. Omien wikien perustaminen niihin on helppoa ja halpaa (=ilmaista). Niiden käytössä on kuitenkin hyvä varmistaa se, että aineisto tulee jollain tavalla varmuuskopioiduksi. Jos käytetään pelkästään jotain ilmaista wikialustaa projektien dokumenttien tallentaminseen, on aina varana se, että aineisto katoaa.

Avoin organisaatiowiki. Joillakin yrityksillä tai muilla organisaatioilla voi olla tarpeen käydä ja kerätä talteen yrityksen ja asiakkaiden välistä keskustelua. Kaikille avoin wiki voi toimia hyvänä alustana tälle.

Ohjeiden tallennusalusta. Monissa yrityksissä on hyödynnetty wikejä ansiokkaasti erilaisten ohjeiden tallentamiseen, jolloin wiki toimii organisaation tieto- tai käyttöohjepankkina. Esimerkiksi organisaation työhönperehdytysopas voi hyvin olla tuotettu wikiin. Erilaisten ohjelmien käyttöohjeet ja toimintaohjeet on hyvä kirjata wikimuotoon, jotta ohjeisiin on helppo päästä käsiksi, kaikilla on käytettävissä sama versio ja ohjeita voi pitää helposti ajan tasalla. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että joku kirjaa usein hiljaisena tietona siirtyvät ohjeet wikialustalle. Lisäksi organisaatiosta täytyy löytyä riittävästi henkilöitä, jotka innostuvat muokkaamaan ja ylläpitämään ohjeita. Tämä voi edellyttää vastuuhenkilöiden nimeämistä.

• Esimerkkinä Xeroxilla huomattiin, että vertaistuotantoa hyödyntämällä tekninen dokumentaatio pysyisi ajan tasalla laitteiden markkinoilletulon kanssa, ja tästä syystä siellä otettiin käyttöön vertaistuotannon mahdollistava työskentelytapa .

Usean tahon verkkoalusta. Wikien käytöstä on etua, kun useat eri tahot voivat työskennellä yhdellä verkkoalustalla riippumatta organisaatiorajoista ja fyysisestä etäisyydestä. Työ tulee organisoida hyvin, mikäli työskentelyllä on selkeä tavoite ja aikataulu. Esimerkiksi ammatilliseen koulutukseen hakeutumisen ja ammatillisen tutkinnon suoritamiseen on kehitteillä wiki-sivusto. AmmattiWiki on yhteistyöhanke, johon saa osallistua niin elinkeinoelämän edustajat kuin oppilaitoksten opettajat ja oppilaatkin. Kirjastowiki on kirjastoalan yhteinen ammatillisesti suuntautunut alusta, joka on avattu vuonna 2007. Se on osa Kirjastot.fi:n palveluja. KirjastoWikissä on monenlaisia hanke-esittelyjä, keskusteluja ja raportteja. KirjastoWikiä on käytetty alustana mm. kirjastojen yhteisen stretegian työstämisessä.

Wikit projektityössä

Wiki mahdollistaa hyvin esimerkiksi projektityössä tarvittavien yhteystietojen, aineistojen, ohjeiden ja yhteisten toimintamallien tallennuksen yhteen paikkaan, josta se on helppo löytää. Tiedonjako on wikissä helppoa ja kaikilla on pääsy samaan tietoon, jota myös voi muokata helposti, jos siinä huomaa virheitä. Wiki soveltuu myös ajatuskehitelmien työstämiseen, kuten on tehty Jyväskylän ammattikorkeakoulun AnturiWikissä.

Ohjeiden ja yhteisten toimintamallien tallennuksen lisäksi wiki soveltuu mainiosti koulutusohjelman, seminaarin tai muun vastaavan yhteisponnistuksen ideointiin ja suunnitteluun. Ohjelmarunkoa voi kommentoida suunnittelusivulla ja lisäillä suoraan ohjelmaan sisältöaiheita tai puheenvuoroja. Lopullisen ohjelman vahvistaminen vaatii vastuullisen tahon työtä. Tilaisuuden jälkeen samalle sivulle voidaan koota palautteita ja arvioita sekä siellä voidaan käydä sisällöllistä keskustelua.

Projektin osa-alueiden etenemisen seurannassa wiki toimii hyvin. Osahankkeiden tai -alueiden vastaavat kirjaajat wikiin tehtyjä asioita ja tuotoksia, jolloin kaikki projektissa työskentelevät saavat nopeasti ajantasaisen katsauksen hankkeen kokonaisuuteen. Raportointia varten näistä voidaan helposti koostaa yhteenvetoja.

Muita vinkkejä wikin käyttöön laajan kokonaisuuden hallinnassa:

• Koko projektin yhteinen kalenteri voidaan upottaa wikiin, mikä onnistuu esimerkiksi Google-kalenterilla.
• Kokousaineistot voidaan koota wikiin: kokousten asialistojen valmistelu ja kommentointi mahdollistuu etukäteen, muistioiden sekä liiteasiakirjojen tallennus voidaan helposti tehdä samaan paikkaan. Kokouskutsun yhteydessä lähetetään linkki kokouksen wikisivulle, jonne aineistot tallennetaan.
• Yhteisesti sovitut tagit tai avainsanat helpottavat dokumenttien löytämistä laajasta massasta. Niitä kannattaa käyttää, jos wikialusta sen mahdollistaa.

Wikien opetuskäyttö

Tämä osio löytyy omana alisivunaan.

Wikit yhdessä kirjoittamisen välineenä

Koska wikien perusidea on sallia monen käyttäjän osallistua yhdessä kirjoittamiseen, helposti syntyy ajatus käyttää wikiä alustana kun halutaan kirjoittaa yht'aikaisesti yksi tietty teksti kirjoittajajoukolla, esim. projektiraportti tai -suunnitelma tai yhteinen kertomus yhteisestä tapahtumasta. Wikeillä on kuitenkin ongelmia tällaisessa käytössä: Vaikka wiki sallii monta kirjoittajaa muokkaamassa monia tekstejä, tilanteet, joissa monet kirjoittajat muokkaavat samalla sivulla samaa tekstin kohtaa aiheuttavat konflikteja ja aikaisemmin muokkauksen aloittaneen kirjoittajan muutokset voidaan menettää. Jos käyttäjä ei ymmärrä mistä konfliktit johtuvat, kokemus voi olla hyvin turhauttava.

Ratkaisu konfliktiongelmiin on hajauttaa teksti monelle sivulle, jolloin todennäköisyys päällekkäisiin muokkauksiin pienenee tai pitää kirjoitussession aikana jotakin reaaliaikaista keskustelukanavaa tai pikaviestintä auki ja sopia siellä missä kukin kirjoittaa. Suositeltavampaa tällaiseen tarpeeseen on kuitenkin käyttää jotakin synkroniseen (yhtäaikaiseen) kirjoittamiseen suunniteltua palvelua, kuten EtherPad tai Google Docs.

Lähteet

Viisautta wikin tekoon -kirjan sisällysluettelo
		Etusivu	1. Johdanto	2. Wikien käytön aloittaminen	3. Wikien erilaiset käyttötavat	4. Wikien erilaiset kohderyhmät	5. Wikin käyttöönottoprosessi	6. Wikisisällön tuottamisprosessi	7. Hyvä wikimateriaali	8. Wiki- kirjallisuutta