Viisautta wikin tekoon/Wikin käyttöönottoprosessi

Tässä luvussa kerrotaan, minkälaisia asioita kannattaa huomioida wikin käyttöönotossa, ja jo ennen sitä. Luvun näkökulmana on organisaatiotaso, kun osiossa Wikien käytön aloittaminen näkökulmana on enemmän yksilötason wikien käytön kokeilu ja niihin tutustumisen alkumetrit. Käyttöönottoprosessi on luonnollisesti haastavampi organisaatiossa kuin yksittäisten käyttäjien käynnistämänä, koska käyttäjiä on enemmän ja wikin taakse pitää saada johdon lisäksi muu henkilöstö. Tällöin saatetaan törmätä muutosvastarintaan.

Olennaisinta ei ole wikialustan valinta itsessään, vaan organisaation prosessien ja wikin käyttötarkoituksen ja sen käytön tavoitteiden pohtiminen, joiden pohjalta lopullinen alustan valinta ratkaistaan.

Käyttöönottoprosessin vaiheet

Alla on lueteltu wikin käyttöönottoprosessin vaiheita koko organisaation tasolla. Monissa tapauksissa pärjätään varmasti vähemmälläkin, eikä kaikkia vaiheita tarvitse huomioida. Keskeiset vaiheet ovat toteutusjärjestyksessä:

alustava tarpeiden määrittely: mitä wikiltä odotetaan ja missä ympäristössä wikiä aiotaan käyttää ja millaisiin tarkoituksiin?
wikiymmärryksen keräys
1. erilaisiin wikialustoihin ja jo toteutuneisiin wikeihin tutustuminen
2. selvityksiin tutustuminen
3. haastattelut ja vierailut muihin organisaatioihin, hyvien käytäntöjen benchmarkkaus
tyypillisten käyttötapausten määrittely
teknisten vaatimusten määrittely, esim. kuinka paljon kävijöitä tai sivulatauksia wikille odotetaan?
käytettävissä olevien resurssien määrittely
arkkitehtuurin asettamien vaatimusten määrittely, esim. tarvittavat integraatiot käyttäjähallintoon, varmistusjärjestelyille, verkkojulkaisulle ja varsinkin intranetin, työryhmäohjelmistojen ja verkko-oppimisympäristöjen osalta
wikiohjelmiston valinta
tuotantomallin valinta, ostetaanko palveluna vai asennetaanko itse?
käyttösääntöjen muotoilu
mahdollinen wikiohjelmiston asennus ja konfiguroiminen
testaus
pilotointi
käyttäjien koulutus
käyttöönotto

Kuten jo johdannossa mainittu, erityisen paljon painoa on syytä laittaa organisaation prosessien selvittämiseen. On tärkeä pohtia, mitä tavoitetta tukemaan wiki on tarkoitus ottaa käyttöön, ja mitä sen avulla on tarkoitus tehdä. Sen pohjalta selviää, mitä vaatimuksia syntyy wikialustan lopulliselle valinnalle.

Sitouttaminen

Mikäli wikialusta korvaa jonkin aiemmin käytössä olleen ratkaisun, saattaa vastalauseita ja muutosvastarintaa esiintyä. Jo suunnitteluvaiheen tiedotuksessa kannattaa korostaa uuden välineen etuja vanhaan verrattuna. Yksi hyvä argumentti voi olla myös se, ettei muita vaihtoehtoja ole saatavana ja että wikin käytöllä saavutetaan runsaasti hyvää (ns. positiivinen pakottaminen).

Tulevien käyttäjien sitouttamisesta tukevat myös koulutukset ja organisaation sisäisen pilotin käyttö, joista kerrotaan lisää alla.

Organisaation sisäinen pilotti esimerkkinä

Varsinkin suuremmissa organisaatiossa kannattaa edetä vaiheittain ja ottaa wiki käyttöön pilottien kautta. Teknisten perusteluiden vuoksi tällä on myös edut käyttäjien asenteiden muokkauksessa, varsinkin jos ensimmäisistä piloteista syntyy hyviä menestystarinoita laajemmin jaettavaksi.

Koulutukset muutoksen tukena

Aina kun uusi väline otetaan käyttöön, on hyvä muistaa kouluttaa tulevat käyttäjät ja ylläpitäjät. Wikien käyttö saattaa olla täysin vierasta, jolloin koulutuksen on lähdettävä perusteista (mikä wiki on, miten sivuja muokataan, miten wikistä löytää tietoa jne.). Koulutukset voi toteuttaa pienryhmissä siten, että jokaisella on käytössä oma tietokone ja verkkoyhteys. Tällöin on mahdollista harjoitella wikin käyttöä kouluttajan johdolla.

Koulutuksissa kannattaa keskittyä teknisten asioiden lisäksi myös toimintaprosesseihin ja varata aikaa myös määritellä niitä tarvitteassa uusiksikin. Usein wikien käyttöönoton haasteena ei välttämättä olekaan tekniset vaikeudet vaan nimenomaan toimintaprosessien muutos. Jos muutos on liian suuri, voivat käyttäjät kokea entiset toimintatavat mielekkäämpinä. Toisaalta jos toimintaprosessit eivät muutu juuri lainkaan, voidaan kyseenalaistaa koko wikin käyttöönoton mielekkyys.

Wikisisällön tekijänoikeudet

Wikiin luotavan sisällön tekijänoikeuksia on syytä miettiä ja ne tulee tiedottaa selvästi käyttäjille. Erilaisten käyttötapausten asteikon ääripäinä lienevät yhtäältä yksityinen yritys, joka käyttää wikiä esimerkiksi sisäisten prosessiensa kuvaamiseen, toisaalta valistuneen anarkismin ideaalia noudattava yhteenliittymä, jolle on tärkeintä tuottaa mahdollisimman vapaasti käytettävää aineistoa copyleft-ajattelun mukaisesti.

Yritysten kannattaa analysoida tiedon merkitys omalle toiminnalle ja liiketoiminnalle. Joissain tapauksissa myös yritysten kannattaa pitää julkista wikiä - näin saadaan käyttäjiltä arvokkaita lisäkommentteja esimerkiksi tuotteen käyttöohjeen lisäksi.

Sisällön ylläpito

Wikin sisällön ylläpito kannattaa hajauttaa etenkin, jos materiaalia on runsaasti. Eri osioille voi nimetä omat vastuuhenkilöt, jotka ensisijassa huolehtivat sisällön päivityksistä tarpeen mukaan. Joskus voi olla tarpeen valita wikille "päätoimittaja", jonka johdolla wiki syntyy. Jos osallistujien kynnys kirjoittaa wikiin on suuri, aineisto voidaan pyytää lähettämään päätoimittajalle, joka liittää sen wikiin. Toisaalta päätoimittaja voi toimia moderaattorina. Etenkin julkisen wikin tapauksessa (jossa kuka tahansa pääsee sisältöä editoimaan), on sisältöä moderoitava säännöllisesti, sillä roskalinkkejä ja mainoksia tulee ennenpitkää mihin tahansa avoimeen palveluun.

Wikien ominaisuudet

Kun alkaa käyttää wikejä, tärkeintä on pyrkiä muodostamaan itselle käsitys siitä, mitä ominaisuuksia wikiin haluaa ja tarvitsee - onko esimerkiksi olennaista, että tekstiä voi muokata helposti tekstinkäsittelyohjelman tapaan (WYSIWYG-editorilla). Muita ominaisuuksia, joita kannattaa miettiä, ovat mm. sivuhistoria, kieli, käyttäjähallinta, tietojen siirto ja rakenne.

Muokkaushistoria. Halutaanko, että sivun muokkaushistoria ja tiedot sitä muokanneista tallentuvat, jolloin myös aikaisempi versio sivusta on mahdollista palauttaa helposti?
Wikin kieli. Onko olennaista, että käyttöliittymä on suomenkielinen, vai onko englanninkielinen käyttöliittymä parempi ja laajemmalle kirjoittajaporukalle soveltuva? Tarvitaanko kenties muita kieliä vaihtoehtoisina käyttöliittyminä?
Käyttäjähallinta. Etenkin jos wiki on kaikille avoin, käyttäjiä voi olla tarpeellista valvoa ja henkilöllisyytensä epäselvästi tai epäilyttävästi ilmoittaneet voidaan joutua poistamaan. Siksi kannattaa selvittää ennen alustan valintaa, miten käyttäjähallinta onnistuu.
Tietojen siirto. Joskus tilanteet muuttuvat ja wikin tiedot saatetaan haluta käyttää muualla tai siirtää kokonaan muualle. Käytettiinpä omaa tai toisen wikialustaa kannattaa siksi selvittää etukäteen se, miten ja missä muodoissa tieto saadaan tarvittaessa ulos palvelusta.
Rakenne ja rakenteistaminen. Tieto alkaa helposti hukkua wikiin usean vuoden käytön jälkeen. Siksi kannattaa huomioida wikin hakuominaisuudet ja erilaiset tiedon luokitusta helpottavat välineet.

Wikin käytettävyys

Käytettävyydelle kannattaa antaa pari ajatusta ennen kuin wikialusta valitaan ja otetaan käyttöön. On hyvä selvittää tai ainakin miettiä kohderyhmän tietotekniikan käyttötapoja ja -taitoja sekä toiminnan sisältöä. Jos wikiin halutaan mukaan aloittelevia kirjoittajia, on huomioitava kirjoittamisen helppous. Esimerkiksi Wikipedian käyttämän peruseditorin käyttö ei ole kaikille riittävän helppoa, jolloin laajennetun editorin tarjoaminen vaihtoehdoksi saattaa madaltaa kirjoittamiskynnystä.

Jos wikin käyttö on yksinkertaista tekstin ja kuvien tuottamista ja käyttäjät ovat uusia wikikäyttäjiä, jotka käyttävät sitä harvoin, kannattaa valita käyttöliittymältään mahdollisimman yksinkertainen wiki. Näin kannattaa menetellä jopa ominaisuuksien määrän kustannuksella.

Jos käyttäjät ovat kokeneita wikittäjiä, kannattaa valita wiki, jossa on paljon ominaisuuksia ja jonka syntaksi on "voimakäyttäjille" sopiva. Moni käyttäjä arvostaa WYSIWYG-muokkauseditorin sijaan merkintäkielellä kirjoittamista, koska se on nopeampaa.

Navigoinnin helpottaminen

Jos wikin rakennetta ei mietitä etukäteen, voi olla vaarana, että sivuilla navigointi hankaloituu eli käytettävyys kärsii. Etenkin jos wiki sisältää ison määrän sivuja ja se muodostuu orgaanisesti, vailla rakennesuunnitelmaa, halutun kohdan löytyminen voi hankaloitua. Wikeissä on kuitenkin teknisiä ominaisuuksia, joilla sivuilla liikkumista voi helpottaa. Monissa wikipalveluissa wikiin voi itse luoda navigoinnin ja sivuhierarkian. Wikiä voisikin verrata kirjaan tai kansioon, johon matkan varrella lisätään uusia sivuja ja vanhoja muokataan.

Useimmissa wikiohjelmistoissa on myös mahdollista käyttää metatietueita eli asiasanoja, joilla wikin artikkelit on mahdollista löytää. Nämä helpottavat myös käyttöä.

Wikien käytön kustannukset ja ansaintalogiikka

Wikeillä ei juurikaan tehdä suoraan rahaa. Käytännössä se toimivin rahavirran tuottamistapa on näyttää mainoksia julkisen wikin vierailijoille. Useimmiten wikin todelliset rahalliset hyödyt tulevat kuitenkin sen tarjoaman palvelun hyödyllisyydessä palvelun käyttäjille.

Esimerkiksi intranettinä toimiva wiki voi olla edullisempi lisenssikustannuksiltaan kuin jokin perinteisempi intranet-sovellus. Ja toisaalta jos wiki innostaa työntekijöitä todella osallistumaan organisaation yhteisen tietämyksen kerryttämiseen, tämä lisäarvo voi olla korvaamattoman arvokasta.

Hinta

Wikipalvelun kustannuksia kannattaa miettiä TCO-tasolla (total cost of ownership), eli ottaa mukaan kaikki liitännäiskulut. Kuluja voi tulla rahan ja ajan muodossa. Palvelintilamaksun osuus kokonaiskustannuksista on varsin pieni. Hyvä wiki vaatii jatkuvaa huolenpitoa.

Pilvipalvelu

Pilvipalveluna toteutettu wikipalvelu voi olla täysin ilmainen palvelu, tai se voi maksaa joitain kymmeniä euroja kuussa, tai siitä voi joutua maksamaan tuhansiakin euroja, riippuen wikin ominaisuuksista ja käyttäjämäärästä. Jos palvelua tarjotaan pilvipalveluna, muita rahallisia kustannuksia ei olekaan.

Ylläpidetty virtuaalipalvelin

Virtuaalipalvelimen vuokraajalla on tyypillisesti kuukausi- tai vuosimaksu, johon sisältyy kaikki tekninen ylläpito varmuuskopioita myöten ja tietoturvapäivityksiä myöten. Täysin ylläpidetyn virtuaalipalvelimen ostossa on kiinnitettävä huomiota, että ylläpito kattaa halutun wikiohjelmiston. Jos tarkoitus on käyttää sellaista wikiohjelmistoa, jota palveluntarjoaja ei ylläpidä, on vaihtoehtona itse ylläpidettävä virtuaalipalvelin.

Itse ylläpidettävä virtuaalipalvelin

Itse ylläpidettävässä virtuaalipalvelimessa palvelumaksuun kuuluu vain laitteiston sekä käyttöjärjestelmätason ylläpito. Palvelimelle asennettavat varusohjelmat, kuten wiki, ovat asiakkaan itse ylläpidettävänä. Tämä antaa enemmän vaihtoehtoja ohjelmistoratkaisujen ja niiden räätälöinnin suhteen, mutta tarkoittaa lisää työtä ylläpidossa. Lisätyötä on tarvittavan wikin asentaminen ja käyttöönotto sekä tietoturvapäivitykset ja toiminnan seuranta. Varmuuskopiointi tyypillisesti kuuluu aina virtuaalipalvelimen palvelusopimukseen.

Oma palvelin

Jos wiki asennetaan omalle palvelimelle, kuluja ovat palvelimen hankintakulut, sähkö- ja verkkoliikennekulut, palvelimen tekniseen ylläpitoon vaadittava työaika, varmuuskopioiden tekeminen, tietoturvasta huolehtiminen ja niin edespäin. Palvelimen hankintakulut ovat todennäköisesti melko pieni kuluerä verrattuna ylläpitoon kuluvaan aikaan, ellei organisaatiossa jo valmiiksi ole palvelimia ja hyvin optimoitu palvelinten ylläpitoprosessi. Seuraavassa luvussa on nostettu esiin omalle palvelimelle asennettavaan wikialustaan liittyviä asioita.

Käyttökoulutus

Kun wiki on saatu toimimaan luotettavasti, tulee eteen vielä wikin käyttäjien kouluttamistarpeen arviointi ja kouluttaminen, josta tulee kustannuksia sekä koulutuksen järjestämisestä että koulutettavien työajasta. Vaikka wikien käyttö tiedonhaussa olisikin tuttua, aloittelevat kirjoittajat tarvitsevat sekä kirjallisia ohjeita että mielellään myös henkilökohtaista opastusta ja rohkaisua verkkokirjoittamiseen.

Omalle palvelimelle asennettavat wikialustat

Wikin voi hankkia palveluna tai omalle palvelimelle asennettuna. Helposti itse käyttöönotettavista wikialustoista löytyy tarkemmin tietoa materiaalin Wikien käytön aloittaminen -luvusta.

Usein syy oman wikialustan pystyttämiseen on se, että wikiin tuleva sisältö on organisaation oman toiminnan kannalta kriittistä. Vaikka wiki olisikin julkinen ja kaikkien muokattavissa, kriittisen tiedon varmistaminen (varmuuskopiointi) tai tiedon saatavuuden varmistaminen (onko palvelin ja palvelu pystyssä ja käytettävissä) ovat usein perusteena oman wikialustan pystyttämiselle.

Kannattaa myös miettiä, täytyykö wikiin tallennetun tiedon sijaita yrityksen omalla palvelimella vai voiko se olla jonkun ulkopuolisen tahon palvelimella. Omalla palvelimella olevaa tietoa on joko helpompi tai vaikeampi hallinnoida organisaation rakenteesta riippuen. Omalle palvelimelle asennettuna wiki vaatii myös teknisen ylläpitäjän. Ulkopuoliselta taholta voidaan ostaa palvelimen tekninen ylläpito ja käyttöönottovaiheessa myös wikin modifiointi esimerkiksi organisaation ilmeeseen ja käyttötarkoitukseen soveltuvaksi.

Wikiä valittaessa kannattaa miettiä myös hieman sitä, minkälaista sisältöä ja tietoa wikiin tulee ja miten sitä tullaan käyttämään. Vastaa itsellesi kahteen olennaiseen kysymykseen: (1) Onko tieto ratkaisevan tärkeää tai olennaista jonkin organisaation toiminnan kannalta esimerkiksi siten, että tiedon saatavuus on tärkeää tai jopa välttämätöntä päivittäiselle toiminnalle. (2) Jos wikin sisältämä tieto tai suuri osa siitä pitää siirtää johonkin toiseen paikkaan tai palveluun, onko se mahdollista tehdä tehokkaasti (niin sanottu exit plan). Mitä tärkeämpää tieto on organisaatiolle, sen tarkemmin kannattaa miettiä se, kuka palvelua pyörittää. Erityisesti maksuttomien palveluiden kohdalla kannattaa lukea käyttöehdot ja miettiä riittääkö niiden kuvaama palvelutaso. Oman wikiympäristön pystyttäminen on kalliimpi vaihtoehto, mutta silloin wikin sisältämä tieto on tanakammin omissa hyppysissä. Vaikka käytettäisiin avoimen lähdekoodin ohjelmistotuotteita, kustannuksia syntyy työstä ja palvelintilasta.

Mikäli wikin käytölle on perusteltuja syitä ja katsotaan, että organisaatiossa tarvitaan oma wikiasennus, kannattaa tehdä vertailua eri wikialustojen välillä. Vertailuun kannattaa ottaa mukaan myös organisaation tietotekniikkaosaajia, sillä osa vastaantulevista vaatimuksista liittyy suoraan tekniseen puoleen.

Wikialustoja on todella paljon, ja alustaa itselleen valitseva kokee varmasti runsaudenpulaa valintansa edessä. Yksi hyvä sivusto lähteä etsimään ja vertailemaan eri alustoja on WikiMatrix-vertailusivusto. Alle on koottu joitakin esimerkkejä asennettavista alustoista:

  Esimerkkejä wikialustoista:
  
  MediaWiki on wikialusta, jota kaikki Wikimedia-säätiön hankkeet käyttävät. 
  Se on avoimen lähdekoodin ohjelmisto, jonka voi ilman lisenssimaksuja asentaa omaan 
  käyttöön. MediaWikiin on tuotettu satoja erilaisia laajennoksia joilla wikiin saa uusia 
  toimintoja melko helposti. Jos luet tätä kirjaa suoraan Wikikirjastosta, käytät jo 
  MediaWikiä. Voit kokeilla muokkaa-nappia nähdäksesi miten tänne kirjoitetaan. 
  Mediawikistä on myös useita johdannaisia, jotka ovat hieman MediaWikiä 
  helppokäyttöisempiä ja yksinkertaisempia. Esimerkiksi DokuWiki 
  on MediaWikiin verrattuna kevyt ja nopea wikialusta, jonka laajennusosat ovat vielä 
  kehitysvaiheessa.
  
  Trac on wiki, jossa on yhdistettynä tehtävänhallinta sekä 
  lähdekoodin seuranta; soveltuu erityisesti ohjelmistoprojekteille, mutta se taipuu myös 
  muihin laajoihin projekteihin, jotka voidaan jakaa pieniin tehtäviin, 
  'tehtävätiketteihin'. Tällöin käyttöönotossa on hyvä olla mukana joku joka ymmärtää 
  ohjelmistoprojektin etenemisen ja osaa sopeuttaa tracin logiikan projektin tarpeisiin.

Wikin valinta

Wikin valinta -osiosta löydät selvityksen wikialustan valintaan liittyvistä asioista.

Lähteet

Viisautta wikin tekoon -kirjan sisällysluettelo
		Etusivu	1. Johdanto	2. Wikien käytön aloittaminen	3. Wikien erilaiset käyttötavat	4. Wikien erilaiset kohderyhmät	5. Wikin käyttöönottoprosessi	6. Wikisisällön tuottamisprosessi	7. Hyvä wikimateriaali	8. Wiki- kirjallisuutta